Quando devo usar uma Ferramenta para Gestão de Ativos Digitais?

Com a pandemia da Covid-19, o trabalho remoto acabou sedimentando-se em nossa sociedade e gerando novas demandas para que os colaboradores executem com agilidade e eficiência as tarefas do dia a dia. Se anteriormente era necessário apenas o acesso ao computador do trabalho para o uso recorrente de determinados ativos, como modelos de contratos, propostas, softwares, imagens, entre outros arquivos, hoje e no futuro, as empresas e seus funcionários necessitarão cada vez mais de organização e segurança para o acesso a tais informações estratégicas.

Estes são alguns exemplos dos chamados “ativos digitais”, recursos construídos a base de dados que ajudam os trabalhadores a realizar seu trabalho na internet. Eles funcionam de maneira semelhante aos ativos físicos – todas as estruturas que possibilitam a execução o trabalho dos profissionais, com a diferença que podem ser acessados exclusivamente de modo digital. Com a Transformação Digital de muitas empresas fomentada pela pandemia, os ativos digitais ganharam ainda mais importância para o trabalho remoto. Surge neste cenário, um novo desafio: a gestão dos ativos digitais das empresas.

A Yapoli é uma plataforma de gestão e governança de ativos digitais que possibilita que grandes corporações consigam otimizar o tempo e minimizar os erros de suas equipes com a organização e fácil acesso a seus arquivos, de forma simples, segura e de qualquer lugar. Este é o tipo de ferramenta que visa auxiliar empresas que precisam de acesso remoto aos mais variados tipos de arquivos, mas demandam customização no acesso às informações, uma função que nem sempre está disponível em outros softwares de armazenamento em nuvem.

Como funciona a plataforma da Yapoli?

A plataforma possui ferramentas das quais são fundamentais para o desenvolvimento do trabalho como, por exemplo, a possibilidade de criar solicitações específicas a fornecedores diretamente do arquivo que se deseja modificações. Com isso, otimiza-se o tempo no envio de e-mails para a realização de demandas constantes dentro do fluxo de trabalho.

Tudo o que é feito na plataforma é auditado, então qualquer informação que seja necessária, a Yapoli consegue oferecer ao seu usuário. A ferramenta conta com um módulo de controle de permissões das funcionalidades, restringindo o acesso de diferentes perfis aos conteúdos armazenados, mantendo assim, a segurança e privacidade da empresa.

Outro ponto importante, é a integração com os sistemas já utilizados e a possibilidade de organização dos ativos que permite o usuário relacionar os produtos com algum tipo de similaridade dentro da plataforma, encurtando o caminho de busca e a organização em ordem alfabética dos arquivos, sem gerar duplicidade. Com isso, a procura pelos arquivos fica ainda mais fácil quando é necessário acessar os dados remotamente, seja pelo canal do chatbot no Telegram, onde há acesso ao arquivo em alta qualidade.

Com foco na praticidade de acesso à informação, a plataforma permite que os usuários façam download dos arquivos, compartilhem, façam buscas por filtros ou criem atalhos para facilitar a comunicação interna e externa da empresa.

Com módulos intuitivos e de fácil aprendizado, a Yapoli oferece ainda um FAQ com todas as informações de forma didática para auxiliar ou, se necessário, o time de atendimento e suporte técnico fica acessível para as orientações necessárias.

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Segurança e adequação à LGPD

A Yapoli segue as normas da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e está em constante atualização das normas de segurança a fim de manter as informações de seus clientes seguras.

Atendimento e Feedback

A Yapoli se preocupa em manter a comunicação clara através de follow ups semanais com seus clientes, a fim de esclarecer dúvidas e, principalmente, buscar melhorias para otimizar e facilitar ainda mais o fluxo de trabalho através da plataforma. Preocupada também com a usabilidade, ocorrem treinamentos para os novos membros das equipes dos clientes a fim de tornar a experiência do usuário mais contínua e estável.

A possibilidade de gerar relatórios em tempo real facilitam o acompanhamento das atividades realizadas pelos profissionais que utilizam a plataforma, o engajamento com o conteúdo, o histórico de utilização da empresa dentro da plataforma com a quantidade em porcentagem do aumento ou queda de ações mensais, quais conteúdos são mais acessados, por quais usuários e por quais perfis.

“A Yapoli cumpre um papel essencial para todo negócio que tem a missão de se fazer presente no campo, nas ruas e no dia a dia dos consumidores. A ferramenta facilita e organiza a gestão dos meus arquivos para que funcionários façam isso de maneira segura, eficiente e rápida. é um grande diferencial em especial para as áreas de comunicação e marketing que precisam manter suas equipes atualizadas com campanhas e não querem correr o risco de depender de e-mails. Recomendo em especial pelo suporte e assistência da Yapoli e seus clientes.” João Paulo Vieira, Digital Marketing Strategy Specialist, há três anos cliente Yapoli.

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Veja como a Havaianas faz a Gestão de Ativos Digitais: