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Convenções de vendas: como tornar o evento mais produtivo

Para fazer valer o investimento, é preciso assegurar que a mensagem seja compreendida; ou seja, a preocupação com a comunicação não é única, mas é fundamental

Por | 02/10/2018

pauta@mundodomarketing.com.br

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Duas vezes por ano, uma importante empresa que atua no ramo de combustíveis realiza convenções. Na primeira, que acontece em janeiro, são reunidos todos os donos de postos filiados. A segunda, geralmente no meio do ano, é voltada para o público interno.

São audiências e objetivos bem diferentes, mas a maneira de organizar os eventos é parecida. A construção desse tipo de evento tem alguns pontos-chave, que podem ser aplicados para diversos públicos e empresas. Os objetivos de uma convenção são sempre alinhar informações, promover trocas e ensinar algo. Algumas empresas, no entanto, acabam investindo fortunas na experiência dos convidados, deixando em segundo plano a forma como as mensagens serão transmitidas e retidas.

A organização tem uma mensagem que precisa ser dividida com seus colaboradores ou fornecedores; a convenção garante que ela seja transmitida em um mesmo lugar, para várias pessoas ao mesmo tempo.

Para fazer valer o investimento, é preciso assegurar que a mensagem seja compreendida; ou seja, a preocupação com a comunicação não é única, mas é fundamental.

Facilite o entendimento e a retenção da mensagem com um tema central
Por trabalhar há muito tempo na construção de apresentações profissionais, entendo que a comunicação em convenções não possa se restringir à criação das palestras ou à preparação dos apresentadores. É indispensável também dar forma ao todo.

Em uma convenção, todas as apresentações têm de se interligar. E para que haja essa relação entre os roteiros, é preciso definir um tema central.

Com todos os discursos fundamentados em uma única base, a mensagem principal é reforçada e passa a fazer mais sentido na cabeça da audiência, o que contribui imensamente para a retenção.

Outro fator que facilita essa retenção é o controle da duração de todas as apresentações. Pensando que esse tipo de evento costuma durar (pelo menos) um dia inteiro, limitar o tempo de cada exposição é uma excelente maneira de manter o dinamismo. Palestras longas certamente vão cansar o público, e as pessoas vão se dispersar.

Apresentar para o time X apresentar para 500 pessoas
A postura do palestrante, por sua vez, também é algo que faz a diferença dentro de uma convenção. Ter presença de palco e habilidade em comunicação são características que podem ser "inatas" para algumas pessoas, mas, quando não, só são adquiridas por meio de muitos ensaios e simulações - afinal, convenções e reuniões são cenários completamente diferentes. Vale também dizer que muitas pessoas acham que, por conseguir apresentar bem para seu time, isso também acontecerá para uma plateia grande, quando estiver em cima do palco. Ledo engano. São momentos e audiências completamente diferentes e essa é a receita para o famoso branco acontecer.

Por isso, quanto antes a organização de uma convenção tiver início, melhor. Os palestrantes terão mais tempo de preparação, fortalecendo-se emocionalmente para lidar com o público e até mesmo com possíveis imprevistos.

Inove no formato da tela! Use e abuse da tecnologia
Um ponto que deve sempre ser considerado em convenções de vendas é o emprego da tecnologia - que evolui sem cessar. Por exemplo: nestes 15 anos construindo convenções, a SOAP já recebeu briefings com todos os formatos de tela para apresentações que você possa imaginar. Desde o tradicional 4 x 3 até o formato panorâmico - uma tela 360º na sala. Sempre há algo novo a ser aproveitado.

Outro exemplo são os aplicativos. É possível contar com essa tecnologia para interagir com o palestrante real time. Isso traz dinamismo e sai da mesmice.

Saia do formato apresentador + slides
Falando especificamente sobre o evento, existem diferentes maneiras de torná-lo mais `movimentado´. Uma delas é alternar o formato do conteúdo. Ou seja, fazer apresentações com um palestrante, mas também criar painéis, mesas-redondas e debates com moderadores.

Esses modelos permitem que o público interaja mais com os palestrantes, facilitando a assimilação dos conhecimentos transmitidos. Da mesma forma, é importante variar as plataformas de apoio para a apresentação, como PowerPoint e vídeos.

Convide alguém de fora
Trazer palestrantes externos e que não necessariamente falem sobre assuntos técnicos é outra boa iniciativa. É importante lembrar que, em uma convenção, ao mesmo tempo em que o público tem interesses profissionais em comum, as preferências pessoais são muito variadas.

Pensando nos diferentes perfis que estarão presentes, é necessário encontrar maneiras de prender ao máximo a atenção de todos. Por isso, os palestrantes convidados surgem como boa alternativa. Eles costumam ser contratados para dar palestras motivacionais. Muitas vezes, abordam assuntos que não são ligados diretamente a vendas, mas fazem paralelos com o dia a dia. Por exemplo, Tite, o técnico da seleção brasileira de futebol, costuma falar para empresas sobre gestão de equipes a partir de sua experiência com jogadores.

Pouco budget? Aposte no formato digital
É claro que nem sempre existe a possibilidade de fazer o investimento de levar todos da empresa para um grande espaço. Para isso, existe a possibilidade de realizar a convenção de forma online.

A possibilidade de realizar convenções por meios digitais, no entanto, não torna a modalidade presencial menos necessária. Além de atuar como um espaço de networking, esse tipo de evento é importante pela possibilidade de trocar boas práticas e construir um sentimento de grupo - até mesmo para aqueles que trabalham sozinhos, como representantes comerciais, trazendo estímulo.

Cada uma dessas estratégias é ou já foi aplicada na prática. Seguindo esses passos, você vai tornar seus eventos ainda mais produtivos, fazendo com que seu público construa novas interações e retenha as mensagens definidas pelo planejamento inicial.

Por: Eduardo Adas

Sócio-fundador da SOAP, tem mais de 25 anos de atuação no universo de consultoria em apresentações profissionais, auxiliando pessoas e empresas a atingirem a alta performance em apresentações estratégicas e reuniões decisivas


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